Devido à crise econômica existente no país e o consumo feito de forma desenfreada pela população, o número de devedores só tem aumentado e, com isso, cresce o risco de inadimplência em escritórios de advocacia.

A falta de pagamento dos serviços prestados compromete todas as atividades do escritório, tendo em vista que esse impacto no orçamento impossibilita a quitação das despesas, pagamentos de funcionários, entre outros. Por esse motivo, é preciso adotar medidas estratégicas para evitar que o problema ocorra.

Pensando nisso, elaboramos este texto com algumas dicas de como reduzir a inadimplência sem comprometer sua relação com os clientes. Acompanhe!

Elabore contratos de prestação de serviços

O contrato de prestação de serviços vai trazer todas as informações necessárias, como valores de honorários, prazos para pagamento, obrigações do advogado contratado e do contratante, formas de pagamentos e quais providências serão adotadas em situações de inadimplência.

Esse documento deve ser redigido de forma clara e objetiva, além de especificar bem o orçamento, detalhando, por exemplo, os valores cobrados por processos, protocolização tempestiva das petições devidas, participações em audiências e demais atividades.

Busque conhecer os clientes

Várias vezes o escritório de advocacia sofre com a falta de pagamento por parte dos clientes, contudo, não tem controle algum acerca de quem são os inadimplentes e quem são aqueles que arcam com seus compromissos na data acordada.

Conhecer bem cada um dos clientes significa averiguar qual é a capacidade financeira deles para cobrir os custos de um processo ou consultoria jurídica.

Desse modo, antes de formalizar um contrato de prestação de serviços, busque informações junto aos órgãos de proteção ao crédito ou aos colegas de trabalho que já atuaram para essa pessoa.

Avaliar o comprometimento da renda do cliente e sua postura quanto aos pagamentos anteriores pode ajudar você a definir métodos mais conservadores no momento de realizar cobranças.

Amplie as formas de pagamento para evitar a inadimplência em escritórios de advocacia

Uma boa alternativa para receber mais rápido e na data combinada é facilitar as formas de pagamento ao cliente. Um jeito de fazer isso é dividindo a quantia em parcelas. Você pode, inclusive, cobrar um valor de entrada ou, dependendo do caso, fazer um valor melhor para pagamentos adiantados.

Com relação às formas de pagamento, busque elaborar uma dinâmica que torne viável a quitação por vários meios, como transferência bancária, depósito em conta-corrente, cheque, cartão de crédito, promissória ou outras maneiras que achar apropriadas.

Realize um cadastro de clientes

É fundamental fazer um cadastro de clientes com todos os dados atualizados frequentemente. Esse controle deve conter informações relevantes, como e-mail, telefone, endereço e dados de cobrança.

Por exemplo: registre se o cliente já pagou outras vezes atrasado ou se foi a primeira vez que ocorreu a inadimplência. Esse histórico de pagamento faz com que o escritório de advocacia tenha embasamento em uma possível renegociação da dívida com o cliente.

Conceda a nota fiscal aos seus clientes

Alguns escritórios deixam de entregar as notas fiscais aos contratantes por questões relacionadas à declaração de impostos. Porém, a nota fiscal é um recurso importante para que os clientes possam gerar suas próprias declarações de imposto de renda, fundamentar os gastos e conseguir descontos e isenções.

Além disso, a nota fiscal mostra maior credibilidade na prestação dos serviços advocatícios prestados pelo escritório, o que é algo que os clientes dão valor, não justificando, em parte, a falta de pagamento das obrigações para com o seu advogado.

Padronize os meios de cobrança

Pense em qual será a melhor maneira de cobrar os honorários devidos. Pode ser por meio de ligações, envio de e-mails, envio de mensagens via WhatsApp ou qualquer outro meio.

Essa escolha deve ser feita observando a forma que atenda melhor o escritório. O importante nessa questão é que estipular um padrão vai auxiliar na organização da gestão de cobrança.

Uniformizar faz parte de um sistema de tomada de decisões do escritório. Essas deliberações englobam a rotina de cobrança, frequência de contatos e como a comunicação será realizada. Dessa forma, é possível criar um circuito de cobrança, com data para iniciar e para finalizar. Por exemplo:

• controle semanal de recebimentos: defina um dia da semana e um horário específico;
• primeira semana de inadimplência: enviar um e-mail;
• segunda semana do não pagamento: encaminhar uma mensagem via WhatsApp;
• um mês de inadimplência: ligações;
• após alguns meses sem receber o pagamento: judicialização da cobrança.

Assim, é possível otimizar o tempo, aumentar a produtividade e diminuir as possibilidades de gerar inadimplentes.

Não deixe de cobrar os valores vencidos

Deixar os valores vencidos sem cobrança é muito prejudicial para as finanças do escritório. Essa atitude cria um hábito de inadimplência, até mesmo entre os clientes mais comprometidos.

Elimine completamente essa cultura fazendo cobranças em um prazo máximo de 45 dias após seu vencimento. Desse jeito, seu público pagará em dia futuramente.

Tenha uma comunicação contínua

Se o seu cliente pode pagar, mas não realizou o pagamento, pode ter acontecido de ele não ter ficado satisfeito quanto ao seu serviço. Para impedir que isso aconteça, é primordial estar sempre em contato com o seu cliente e, assim, adquirir feedbacks em relação aos serviços e mostrar que está sempre disposto a discutir qualquer problema.

Use um software de gestão específico

Existem disponíveis no mercado softwares jurídicos próprios para gerenciar as finanças. Por meio deles, é possível administrar de forma eficaz:

• o valor total de receitas e despesas;
• data de inclusão dos custos ou honorários;
• situação atual dos valores (se forem pagos ou não);
• descrição individual dos custos e valores a receber, associando o valor à pasta/pessoa correspondente e diversas outras vantagens.

Além disso, contar com o sistema vai possibilitar que a tarefa seja feita de forma mais rápida, segura e com margens de erros muito menores quando comparadas ao uso de planilhas, além de reduzir o tempo gasto para essa função, permitindo ao advogado fazer outro tipo de atividade essencial para o crescimento do negócio.

Conseguiu entender a importância de reduzir a inadimplência em escritórios de advocacia? Lembre-se de que as medidas adotadas devem ser aplicadas de forma ética, respeitosa e cordial, com a finalidade de prezar pela relação entre advogado e cliente — aumentando as chances de manter o cliente e, consequentemente, a lucratividade e a expansão do escritório.

Este texto foi útil para você? Aproveite, então, para entender como melhorar a gestão de pessoas no escritório de advocacia e saiba tudo sobre o assunto!