Ajudar a conduzir bem os negócios de um escritório de advocacia é uma missão que exige muita dedicação e energia. Além de organizar todas as atividades da área jurídica, ainda é necessário manter o foco em deixar as rotinas operacionais rodando com fluidez e isso inclui, dentre outras coisas, fazer o controle de custos do escritório.
Para que você consiga fazer isso da melhor forma possível, com eficiência e resultados otimizados, separamos 9 dicas que vão ajudar bastante. Acompanhe!
1. Calcule corretamente os honorários advocatícios
Um bom controle de custos pode começar a ser feito avaliando primeiro os custos dos próprios honorários advocatícios.
Não estamos falando necessariamente que é preciso diminuí-los ou aumentá-los. A questão é justamente saber fazer as contas. Lembre-se que a tabela da OAB é somente uma referência.
O correto é avaliar, para cada tipo de demanda de serviço, os gastos que implicam na realização do trabalho, despesas para a manutenção do escritório, tempo utilizado para reuniões e também aquele que é necessário para a realização de estudos e pesquisas. Leve em conta também a existência de recursos e embargos nos processos.
2. Discrimine os serviços
Melhor do que ninguém, você sabe como um contrato mal redigido pode criar problemas no futuro. Por isso, tenha o cuidado de identificar exatamente, e de uma forma bastante clara e objetiva, quais serviços estão sendo contratados pelos seus clientes.
Para ter um bom atendimento e evitar que eles se confundam e possam vir a exigir algumas coisas que gerem desconforto entre vocês, o melhor é deixar tudo muito bem explicado. Assim o cliente assimilará melhor o que está pagando e também conseguirá enxergar em quais atividades o seu escritório está atuando no caso dele.
Vale a pena até discriminar o que está excluído dos serviços, para tornar tudo ainda mais transparente. O objetivo é não ter aborrecimentos, perda de tempo e nem trabalhar sem receber o que é devido.
Se achar que ainda assim pode haver dúvidas, confira o que ele entendeu e tenha a certeza de que todos estão de acordo na hora de assinar os papéis.
3. Separe as contas pessoais das contas da empresa
É normal, na correria do dia a dia, acabarmos pagando uma conta ou despesa que é de obrigação da empresa por uma simples questão de praticidade. O problema é que muita gente mistura o dinheiro, e isso é fonte de adversidades.
Todo valor que sair ou entrar do seu bolso e que estiver ligado ao financeiro do escritório precisa ser muito bem registrado. Tente sempre usar contas e cartões separados.
Reembolsos, adiantamentos e outras coisas do tipo devem ser rigorosamente anotados para que o seu controle de custos funcione corretamente.
4. Crie um fundo de reserva
Como o seu fluxo de caixa precisa considerar que algumas receitas vão ser muito imprevisíveis e bastante variáveis, é preciso estar preparado.
Mantenha um dinheiro guardado, que seja destinado para a manutenção das contas do escritório por um tempo confortável. Assim você evita épocas de tensão quando alguns pagamentos podem demorar a cair.
Se for o caso, avalie postergar um pouco a distribuição de lucros para criar esse fundo mais rapidamente e dar tranquilidade a todos.
5. Use a tecnologia a seu favor
Controles manuais podem parecer mais baratos à primeira vista, mas eles normalmente gastam muito tempo da sua agenda e também estão sujeitos a falhas.
Se você conseguir montar o seu controle de custos de uma maneira fácil de ser alimentado e monitorado, montando uma estrutura com um bom grau de conferência para evitar falhas, ótimo.
Do contrário, avalie a contratação de soluções oferecidas pelo mercado. Há boas ferramentas já preparadas para o seu tipo de negócio, que podem ajudar bastante.
6. Defina um pró-labore realista
Todos os sócios devem receber a distribuição de lucros do escritório quando ela for feita, mas aqueles que efetivamente desempenham algum tipo de função dentro da empresa recebem também um pró-labore.
O valor deste montante deve ser calculado para que caiba dentro da realidade da empresa. Ele é um salário pelos serviços prestados e deve ter um valor semelhante ao que seria pago se tal função fosse desempenhada por um funcionário contratado.
7. Evite a distribuição de lucros no curto prazo
Cada tipo de escritório de advocacia tem o seu ritmo de trabalho e é voltado para algumas especialidades, o que pode tornar o fluxo financeiro um pouco diferente.
De qualquer forma, para manter o caixa melhor administrado e sem variações que possam atrapalhar o andamento do financeiro, evite ter distribuição de lucros em curtos períodos.
Se possível, faça uma programação para que essa distribuição ocorra semestral ou anualmente.
8. Confira regularmente o seu controle de custos
Um erro que não pode ser cometido é deixar por muito tempo o seu controle de custos sem uma avaliação mais criteriosa.
Como o seu fluxo de recebimentos pode ser um pouco incerto em alguns momentos, não se pode ser negligente quanto ao dinheiro da empresa.
Crie uma rotina para que, pelo menos uma vez por mês, você dedique um tempo para conferir se as despesas que estão sendo pagas estão dentro do programado e se nas suas saídas de caixa não há nenhuma variação que não estava prevista.
9. Negocie com seus fornecedores
Não é necessário esperar momentos de grande dificuldade financeira para se tentar fazer bons acordos com seus fornecedores.
Todo mundo que é pago por sua empresa é um fornecedor. Em alguns casos, não vai ser possível negociar, como no da conta de água e energia, mas em outros há sim uma boa margem.
Veja se você teria descontos ao comprar quantidades maiores em vez de fazer compras picadas. Avalie também centralizar um pouco mais suas aquisições e tentar barganhar descontos ou melhores formas de pagamento.
Qualquer quantia que você consiga economizar com boas negociações já contribui para que o seu controle de custos fique mais leve.
Agora que você já tem sugestões bem práticas e objetivas para melhorar as suas contas, aproveite para compartilhar esse conteúdo com seus amigos e colegas das suas redes sociais, assim todos eles também saberão manter um bom controle de custos.
