No mundo jurídico analógico, passar atividades do mundo real para o mundo virtual era uma situação muito distante. Assim como pensar em sistema para escritório de advocacia. Nesse tempo, o contato humano era o principal fator para um bom advogado.  Era uma oportunidade de desenvolver várias características pessoais, além do conhecimento técnico, conhecer os servidores, a rotina das serventias, suas peculiaridades e, principalmente, o magistrado.

Essa conexão humana intrínseca de todo jurista, era patente e imprescindível para convencer o judiciário de sua tese e assim fazer valer os direitos de seu constituinte. Mas, afinal, como o advogado ou advogada e escritórios de advocacia conseguiam essas habilidades e ter uma boa gestão dos processos?

Um dos diferenciais da gestão da “era analógica” era o constante acompanhamento nas unidades. O despacho semanal com uma lista de processo já separado por serventia era sinônimo de êxito e organização. Afinal de contas, qual secretário judicial não gosta de receber uma relação de processo já organizado para impulsioná-los?

Com o advento da era digital, veja, não mudou a receita, os atributos antes levantados continuam, mas os ingredientes, estes sim, mudaram. Despachos, acompanhamento processual contínuo, relacionamentos etc., porém a busca do resultado eficaz continua o mesmo. Por isso, neste artigo, resolvemos abordar o sistema para escritório de advocacia e como escolher o ideal para você.

O que é um sistema para escritório de advocacia?

Como dito, a receita para uma boa gestão jurídica não mudou, mas os seus ingredientes sim. Atualmente, é inviável advogar sem um aparato tecnológico mínimo, pois temos que acompanhar processos, publicações em diários eletrônicos, controlar prazos, anotar informação de clientes. Além disso, ainda temos que lidar com controle de despesas de escritório, fluxo de caixa, relatórios, gestão de contratos, honorários advocatícios e sim, comparecer em audiência.

E qual o segredo para se fazer tudo isso de forma célere, dinâmica e eficaz? A resposta é, investir num bom sistema para escritório de advocacia. Uma pesquisa da FGV/SP, apresentada no livro “Novos Paradigmas para Gestão na Advocacia“, trouxe um dado curioso. Dos 403 escritórios de todas as regiões e nas maiores cidades do Brasil, 77% (setenta e sete por cento) possui software jurídico, 22% (vinte e dois por cento) não utiliza e 1% (um por cento) não conhece. (OTTO, Gustavo Adolpho, et al. Novos Paradigmas para Gestão na Advocacia, 1ª ed., São Paulo, Imperium, 2022, pág. 357).

Essa nova realidade tecnológica, observem, fez com que o advogado desenvolvesse novas habilidades frente à possibilidade de ter várias ferramentas num só instrumento (software). Por exemplo, gestão financeira. Praticamente todo sistema de gestão de processo em escritório de advocacia fornece essa possibilidade. Assim, o advogado pode registrar em seu sistema aquele novo contrato de honorários, tendo uma precisão dos ativos e do passivo do escritório.

Vantagens de contratar um software jurídico?            

Toda tecnologia tem como ponto em comum facilitar a vida do ser humano para otimizar o seu trabalho ajudando-o a realizar demandas repetitivas de grande escala em um tempo mínimo de tempo. Para a realidade do mundo jurídico funciona da mesma forma.

Quer ver um exemplo? Ter uma ferramenta que receba as publicações de vários diários eletrônicos de justiça em um só dispositivo. Já pensou se um escritório de advocacia com atuação em vários estados tivesse que abrir diário por diário para localizar se há publicação sua? Seria um trabalho hercúleo.

Ao profissional em início de carreira ou uma banca de advogados, investir na adesão de um software jurídico é intrínseco para uma advocacia atual e dinâmica. E com essa nova realidade de praticidade, a principal vantagem de se utilizar um software jurídico é que o usuário poderá manuseá-lo de qualquer lugar.

Seja do celular ou de qualquer outro computador, o advogado terá acesso aos processos e organizar sua agenda. Hoje em dia, o que se olha bastante nos corredores dos fóruns são os advogados entrando em seus smartphones para olhar o andamento do processo e despachar com os servidores. Portanto, a praticidade é um diferencial para a contratação de um software jurídico.   

Qual o melhor software para advogados?          

Uma das principais dúvidas de todo advogado é ter logo a indicação de um software que seja considerado bom no mercado e assim começar a usá-lo. Porém, tal estratégia não é aconselhável, pois, nem sempre o que é bom para Chico é bom para Francisco.

Para uma boa escolha, deve-se avaliar dois requisitos essenciais:

1. Se as ferramentas do sistema para escritório de advocacia vão suprir as suas necessidades;
2. Se o investimento está dentro do orçamento do causídico.

Vistos esses dois parâmetros, certamente o advogado encontrará o melhor para a sua realidade.

O primeiro requisito deve ser visto com bastante critério, pois muitas das vezes existem ferramentas que são oferecidas de forma independente e com um custo bem acessível. Ou seja, não ter essas ferramentas dentro do software pode reduzir o seu custo.

Um exemplo é a ferramenta de publicação de intimação. Portanto, o advogado deve avaliar quais ferramentas integradas efetivamente vão fazer a diferença na sua gestão para,aí sim, contratá-lo.

Outro ponto, que deve estar em equilíbrio com o primeiro requisito, é o valor do investimento. Como dito, escolher o software somente com as ferramentas que você necessita certamente diminuirá os custos e atenderá suas necessidades.

Portanto, para alcançar esse equilíbrio, pesquise no mercado as opções disponíveis, veja as apresentações, os valores de cada um e escolha a melhor opção para a sua realidade. Não existe outra forma mais eficaz do que se utilizando desses dois ingredientes.      

Quais os melhores softwares para escritório de advocacia?       

No mercado de sistemas de gestão de escritórios de advocacia várias são as opções. Inclusive, anualmente, existem vários eventos tecnológicos direcionados exclusivamente para gestão. Tudo vai depender da realidade de cada escritório quando este for escolher o seu sistema. Mas vou citar algumas ferramentas imprescindíveis para um bom sistema.

Várias opções de cadastro

Deixei de forma genérica, pois um bom sistema para escritório de advocacia deve ter cadastro de advogado (OAB, nome completo, telefone, e-mail), visto que o usuário que queira determinada informação daquele causídico numa simples pesquisa encontrará o que precisa.

Cadastro de estagiários, administrativo e todas as pessoas que vão manusear direta e indiretamente o sistema alimentando com todas as informações possíveis.

Cadastro de clientes. Este item, por questões óbvias, não pode faltar. Todavia, deve ter as opções se o cliente é pessoa física ou jurídica, se é uma carteira de processos, informações de quem é o responsável pela comunicação, e-mail, telefones, endereço etc.

Mensagens

Apesar dos meios de comunicação comumente usados nos smartphones para troca de mensagens instantânea, um detalhe que faz muita diferença para o desenvolvimento do escritório e o cumprimento de todas as tarefas é a troca de mensagens dentro do sistema. Essa ferramenta é muito importante, haja vista que todo o histórico do processo juntamente com toda a estratégia vai estar registrado. E quando o usuário for manusear aquele processo, saberá dar o próximo passo.

Agenda

Outro ponto imprescindível para um bom sistema para escritório de advocacia é uma agenda multifuncional. Lá, o escritório poderá marcar as audiências, reuniões com clientes e demais compromissos que achar pertinente.

Armazenamento de documentos

Um diferencial que todo escritório deve se ater é o armazenamento de documentos. Um bom software deve disponibilizar essa ferramenta para que toda a parte documental seja armazenada na pasta do cliente dentro do sistema. Com isso, todo o acervo probatório como contratos, atas de audiências e demais documentos necessários estarão salvos dentro do sistema de gestão.

Tarefa

Este quesito pode complementar a agenda bem como ser independente. Geralmente é usada para direcionar ao advogado, setor administrativo ou estagiário o seu dever. Ou seja, é um item para direcionar se a tarefa é para fazer uma inicial, contestação, recurso, ou um afazer administrativo como uma cobrança para um cliente inadimplente. De fato, é uma ferramenta básica que todo sistema para escritório de advocacia deve ter.

Processos

O cadastro de processo é fundamental para o controle correto da demanda do cliente. Um bom sistema para escritório de advocacia deve separar se a demanda é extrajudicial ou judicial. Se aquele processo faz parte de uma carteira de cliente ou é um cliente individual.

Além disso, o cadastro deve conter o nome, unidade federativa, órgão julgador, instância, o advogado responsável por aquele processo, além das outras informações necessárias. Com isso em sua base de dados, certamente a controladoria jurídica terá facilidade em manusear e distribuir as tarefas para todos os responsáveis de cada processo.

Movimentações e publicações

Dois grandes tópicos de suma importância, e que sem dúvidas são um diferencial para quem busca um bom sistema de gestão, são as ferramentas de movimentações e publicações. Com a primeira, o sistema para escritório de advocaica vai apontar toda novidade que o processo devidamente cadastrado tiver.

Ou seja, com esse instrumento o escritório poderá ter acesso a uma decisão antes mesmo de ser publicada, o que facilita no controle do prazo e a organização. Já com a segunda, ele vai fornecer ao escritório de advocacia o diário oficial publicado daquele processo, o que otimiza o tempo. Nesse caso, você não precisa ter outro programa de publicidade caso o seu sistema disponibilize esse atrativo.

Financeiro

Hoje em dia o escritório de advocacia deve ser gerido como se empresa mercantil fosse, haja vista que temos que sopesar as entradas e saídas e os devidos investimentos para o seu devido crescimento. Para isso, uma boa ferramenta de financeiro, é muito importante e sem dúvidas deve ter no sistema para escritório de advocacia. Com ele é possível lançar os pagamentos e despesas mensais e ter esse controle via boleto.             

Qual o valor de um software jurídico?                 

O investimento em um software jurídico, como visto, é quase uma obrigação para todo advogado. O preço varia de acordo com a demanda do escritório ou do advogado e esses valores vão aumentando de acordo com a demanda e também pela quantidade de acesso. Mas uma boa pesquisa é essencial para uma escolha acertada.

Como informatizar escritório de advocacia?

Como já deu para perceber, informatizar um escritório de advocacia é uma decisão estratégica que pode trazer inúmeros benefícios. Entre eles, a melhoria na eficiência operacional e o aumento na qualidade dos serviços prestados aos clientes. No entanto, a transição para um sistema para escritório de advocacia digital requer planejamento cuidadoso e a escolha adequada de uma solução de qualidade. Veja o passo a passo de como isso pode ser feito.

Mapeie os procedimentos internos

Antes de dar início à informatização, é fundamental compreender os procedimentos internos do seu escritório. Mapeie os fluxos de trabalho, identifique as tarefas recorrentes e os gargalos existentes. Isso permitirá uma transição mais suave para o ambiente digital de gestão integrada.         

Entenda quais os maiores problemas do seu escritório

Identifique as principais dificuldades enfrentadas pelo seu escritório. Pode ser a falta de organização de documentos, a demora na comunicação interna ou a gestão ineficiente de prazos. Conhecer os problemas permitirá que você selecione um software que os aborde de maneira eficaz.

Analise qual o melhor software jurídico para você

Pesquise e avalie diferentes opções de software jurídico disponíveis no mercado. Como já dissemos, certifique-se de que o sistema para escritório de advocacia escolhido seja compatível com as necessidades específicas do seu negócio. Considere fatores como integração com outras ferramentas, atualizações regulares e suporte ao cliente.

Como escolher um software jurídico para o seu escritório?     

A escolha de um software jurídico não é apenas uma decisão tecnológica. Ela impactará diretamente na excelência do seu escritório como um todo. Portanto, é preciso tomar uma decisão informada e bem fundamentada ao escolher o software jurídico certo você. Veja quais pontos avaliar para fazer da tecnologia uma aliada poderosa na sua prática jurídica.              

1. Compare funcionalidades

Ao avaliar os softwares disponíveis, compare as funcionalidades oferecidas. Verifique se o software oferece recursos essenciais, como gestão de processos, controle de prazos, armazenamento seguro de documentos e geração de relatórios.

2. Compare a facilidade de uso e o Design

A usabilidade é crucial para garantir que todos os membros da equipe possam utilizar o software de forma eficiente. Um design intuitivo e uma interface amigável contribuem para uma curva de aprendizado mais suave.  

3. Compare os planos de cada um deles

Analise os diferentes planos de preços oferecidos pelos softwares. Certifique-se de que o plano escolhido se alinhe ao orçamento do seu escritório e às suas necessidades operacionais.

4. Entenda qual é a solução mais completa para as necessidades do seu escritório

O software jurídico ideal deve abordar as necessidades específicas do seu escritório. Certifique-se de que ele possua recursos personalizáveis para atender às demandas únicas da sua prática jurídica.           

5. Até que ponto a versão gratuita dos softwares me atendem?

A vantagem de uma versão gratuita é tão somente a economia, mas não é a melhor estratégia para quem pretende se estabelecer no mercado. As funcionalidades são bem restritas e geralmente os softwares não permitem o acesso por muito tempo. Portanto, a melhor dica para se usar o programa de forma gratuita é tão somente aproveitá-lo para conhecer as ferramentas e, caso queira, contratar de forma onerosa.

6. Quando vale a pena assinar as versões pagas dos softwares jurídicos?

Após feita a análise dos sistemas em suas versões gratuitas, deve-se escolher qual sistema para escritório de advocacia combina mais com a sua realidade, devendo, assim, partir para a contratação do sistema a aproveitá-lo da melhor forma possível.

Conclusão                         

A advocacia, como tudo na vida, tem um começo, meio e fim. O fim não significa deixar de advogar, pelo contrário, significa achar a receita certa do negócio e ir sempre aperfeiçoando. Com o passar dos anos, pode ser que o advogado ou a banca de advocacia sinta a necessidade de um sistema para escritório de advocacia mais moderno e isso requer pesquisa contínua para estar sempre atualizado.

Por isso, de tempos em tempos é sempre bom fazer novas buscas, novos testes, novos orçamentos, para estar atualizado com a tecnologia jurídica, fazendo com que o trabalho melhore e o cliente fique mais satisfeito com o resultado apresentado.