A documentação do cliente e todos os processos não podem ser perdidos ou ficar inacessíveis. Pelo contrário: devem ser bem arquivados por um período mínimo de cinco anos, em média. É por isso que a gestão de documentos é fundamental na administração do departamento jurídico de uma empresa ou do escritório de advocacia.

Assim, para ter uma gestão de documentos organizada e melhorar o controle de entrada e saída de documentos, confira algumas dicas que vão ajudá-lo a manter os aspectos administrativos de seu negócio em ordem!

O que é gestão de documentos?

Gestão de documentos é o processo de organizar, armazenar, gerenciar e controlar documentos e informações de uma empresa de maneira eficiente e eficaz. Para fazer isso, é preciso estruturar a criação, revisão, aprovação, distribuição, armazenamento e a disposição de documentos de maneira sistemática.

A gestão de documentos é crucial para garantir que as informações essenciais estejam disponíveis quando necessárias, promovendo organização, transparência, conformidade com regulamentações, colaboração efetiva e eficiência operacional.

Como fazer a gestão de documentos de maneira eficiente

Para que a gestão de documentos seja efetiva, a execução de algumas tarefas são primordiais para garantir a organização, acessibilidade e segurança das informações. Veja algumas práticas que devem ser realizadas para contribuir com o sucesso da gestão.

Crie pastas e subpastas para a gestão de documentos

Essa é uma das dicas mais importantes! As pastas devem ser para os clientes e as subpastas para todos os processos relativos a eles.

Os documentos de cada cliente devem permanecer em sua pasta, otimizando o espaço e evitando que os documentos novos se misturem com os antigos, o que pode gerar problemas de identificação — comprovantes de endereço e números de telefone, por exemplo.

Nomeie as pastas e as subpastas

Para nomear cada pasta, uma dica é usar o nome completo do cliente em caixa alta, como JOÃO ANDRADE DE SOUZA. Evite abreviaturas!

Já as subpastas, que ficarão guardadas dentro da pasta, devem ser nomeadas com o nome completo do cliente e o nome completo da outra parte, como JOÃO ANDRADE DE SOUZA X BANCO DO BRASIL.

Caso existam muitos processos, cada subpasta deve receber uma nomeação específica, referente ao assunto tratado. Use um hífen e uma palavra ou expressão que esclareça o conteúdo. Exemplo:

• JOÃO ANDRADE DE SOUZA X BANCO DO BRASIL – Responsabilidade Civil;
• JOÃO ANDRADE DE SOUZA X BANCO DO BRASIL – Revisão Contratual.

Nomeie documentos eletrônicos e escaneados

Nessa primeira etapa, consideremos apenas documentos digitais, sejam eletrônicos ou escaneados. Dentro da pasta de cada cliente, identifique os arquivos pelo próprio nome do documento, já que você dificilmente fará uma consulta nele fora da pasta.

Desse modo, convém nomear assim:

• Declaração de Pobreza;
• Atestado Médico;
• Controle de Jornada – março de 2016 – 18 horas extras.

Esse modelo funciona melhor que nomear assim:

• DECLARAÇÃO;
• ATESTADO;
• DOCUMENTO.

Uma sugestão para otimizar ainda mais a gestão de documentos é incluir a data no nome do arquivo:

• Certidão de Nascimento de Luzia Gonzaga da Silva – 21.11.2010;
• Requerimento de Auxílio-Doença – 24.05.2012.

Evite o uso da barra (/) para separar os números da data, pois o Word não reconhece esses caracteres para nomear arquivos. Use sempre o hífen!

Embora seja mais trabalhoso, esse detalhamento facilitará a elaboração da peça jurídica, principalmente se você tiver que abrir muitos arquivos em formato PDF.

Nomeie as peças jurídicas

A nomeação das peças jurídicas segue o mesmo padrão, mas deve ser mais detalhada. Você pode optar pela seguinte padronização:

• Tipo de peça – Assunto – Detalhamento do Assunto – CLIENTE X PARTE CONTRÁRIA.

Observe como funcionaria na prática:

• Inicial – Trabalhista – Acidente de Trabalho – Torno – Responsabilidade Secundária – PAULO MONTEIRO DA SILVA X CIA METALÚRGICA VULCANO.

Com essa metodologia será mais fácil encontrar a pasta posteriormente. A regra vale para todos os documentos-modelo: mesmo que estejam dentro de uma página específica de modelos, em vez de utilizar o nome das partes, use MODELO. Veja os exemplos:

• Procuração – MODELO;
• Contrato de Compra e Venda – Família – MODELO.

Insira datas nos documentos com mais de uma edição

Como já mencionamos, colocar datas pode fazer uma grande diferença na gestão de documentos. Não confie na data indicada pelo sistema operacional, pois ela pode ser modificada facilmente.

Por exemplo, quando você abre o arquivo, faz uma alteração e salva novamente; ou quando salva sem querer antes de fazer qualquer modificação. Ao transferir o documento de um diretório para outro, o mesmo problema pode aparecer.

Coloque a data completa, como neste exemplo:

• Inicial – Previdenciária – Solicitação de Pensão – TADEU EVANGELISTA FERREIRA DA SILVA X INSS – 05.07.2015.

Também pode nomear assim:

• Inicial v. 1 – Previdenciária – Solicitação de Pensão – TADEU EVANGELISTA FERREIRA DA SILVA X INSS.

No segundo exemplo, mesmo sem a data, você saberá que o arquivo que tiver a letra “v” acompanhada de um número não é a última versão. A mais atual será sempre a que não apresentar essa nomeação.

Ative a indexação do sistema operacional (SO)

Outra dica para a gestão de documentos é usar a indexação do próprio SO. Todos os sistemas operacionais modernos apresentam a opção de indexar arquivos — seja em todo o sistema ou somente em alguns diretórios.

Selecione apenas os diretórios de trabalho para que o Windows não gaste tempo fazendo a indexação de arquivos do sistema ou de outros lugares inúteis.

Utilize um software para a gestão de documentos

O ideal é usar um software que o ajude a realizar esse trabalho e até proponha padrões específicos de organização. O mercado já disponibiliza softwares jurídicos e vale a pena pesquisar para encontrar o mais adequado às suas necessidades.

Um bom software favorece a integração de soluções, ajuda na organização de documentos, facilitando o acesso às informações com segurança e o controle sobre sua entrada e saída. Além disso, ele também deve contribuir para ter um melhor controle tudo o que for relacionado aos processos, como prazos e obrigações, riscos jurídicos e financeiros.

Não se esqueça dos arquivos físicos

Muitos negócios jurídicos ainda trabalham com documentos físicos, mesmo que estejam migrando para a digitalização. As pastas suspensas são uma forma de guardar a papelada em gavetas dispostas em arquivos verticais, sempre acessíveis para consulta. Além disso, elas são arrumadas em ordem alfabética para facilitar a identificação.

Essas pastas têm o nome do cliente e armazenam os documentos originais e algumas cópias. Quando são muitos processos, a nomeação é por caso, no padrão “Nome do Cliente” contra “Parte Adversa”, ou o apelido, quando se tratam de casos da Polícia Federal, por exemplo: Operação Lava-Jato, Operação Caça-Níqueis e assim por diante.

No caso de uma quantidade muito grande de documentos, considerando especialmente as cópias dos processos, podem ser usadas caixas em vez de arquivos verticais. Embora ofereçam menos praticidade, elas também são uma alternativa para a gestão de documentos.

Quais os benefícios da gestão de documentos?

A gestão de documentos traz diversos benefícios para o negócio, independentemente do seu tamanho ou setor. Alguns dos mais significativos são:

• Acesso Rápido e Eficiente – Uma boa gestão facilita a localização rápida e eficiente de documentos, reduzindo o tempo gasto na busca de informações;
• Redução de Custos – Minimiza custos associados à busca manual, armazenamento físico e recuperação de documentos, além de evitar penalidades por não conformidade;
• Aumento da produtividade – Automatiza processos, reduzindo tarefas manuais e permitindo que os funcionários se concentrem em atividades mais estratégicas;
• Segurança da informação – Controla o acesso a documentos sensíveis, reduzindo riscos de perda, roubo ou acesso não autorizado.

Você já desfruta dos benefícios da tecnologia na gestão de documentos do seu escritório ou do departamento jurídico da sua empresa? Ainda não? Então, fale com um dos nossos especialistas e saiba como podemos te ajudar na organização dos seus processos jurídicos!