A decoração e a organização dos espaços de um ambiente são capazes de refletir diversos aspectos. Entre eles, está a imagem que se pretende que o lugar transmita. Parece exagero, mas na verdade os elementos decorativos e a composição de uma recepção de escritório de advocacia, bem como todo ele, podem influenciar em diversos fatores.  Praticidade, eficiência, produtividade, atração de clientes e até a lucratividade são alguns deles.

Tudo deve ser observado. Afinal, é ali onde os clientes terão a primeira impressão do espaço físico da empresa. Um ponto muito importante a ser evidenciado logo na recepção de escritório de advocacia é prezar por sua credibilidade. Nesse sentido, para gerar autoridade em seu escritório e ter um ambiente incrível, é fundamental prestar atenção em algumas importantes características.

É justamente esses pontos que o post de hoje abordará. Aqui estão algumas dicas para a criação de um local de recepção ideal para o seu escritório de advocacia. Confira!

Como montar uma recepção de escritório de advocacia?

Montar uma recepção de escritório de advocacia envolve planejar e organizar diversos aspectos que vão desde a escolha do espaço até a seleção do mobiliário adequado. Desse modo, trouxemos alguns pontos que devem ser considerados. 

Entenda as necessidades do ambiente

É preciso estar atento às necessidades do local. Ao observar o espaço reservado para a recepção, é essencial imaginar o que não pode faltar. De acordo com as dimensões do espaço, é possível reunir algumas informações que podem orientar com mais precisão essa etapa:

• Qual estilo você quer imprimir no seu escritório?
• Como deixar o local, além de bonito, confortável? 
• Quanto tempo os clientes passarão no espaço? 
• Onde ficará o profissional responsável pela recepção?

Se a recepção já estiver montada, vivencie um pouco do que acontece no local, a fim de identificar o que está realmente funcionando e o que precisa ser remodelado.

Procure valorizar o cliente na recepção de escritório de advocacia

É interessante pensar em composições que valorizem o cliente, uma vez que esse espaço é feito para recebê-lo. Durante o tempo em que ele ficará aguardando para ser atendido, muitas coisas podem ser observadas e transmitidas.

É preciso que ele se sinta confortável para que o tempo de espera não seja tão incômodo. Assim, pensar em soluções para a distração também é fundamental, como uma TV ou revistas com conteúdo informativo e interessante. Esses “detalhes” fazem com que o cliente perceba que se trata de um lugar onde ele é valorizado. Um ponto importante para a sua impressão sobre o escritório.

Faça bom uso das cores

As cores exercem grande influência nas pessoas, por isso é importante estudá-las antes de escolher quais usar no ambiente. As cores quentes, como tons de amarelo, laranja e vermelho, são estimulantes. De maneira geral, proporcionam vitalidade, iluminam, animam. Por isso, em uma recepção de escritório de advocacia, que deve ser um lugar mais tranquilo, elas devem ser usadas com bastante cautela.

Já as cores frias, como tons de azul, verde e violeta, podem transmitir serenidade, relaxamento e equilíbrio. São excelentes opções para serem combinadas com tons mais neutros, ideais para ambientes de acolhimento ou para a entrada do escritório.

Os tons terrosos, como marrom ou ocre, transmitem a sensação de sobriedade e, dependendo da tonalidade, podem deixar o ambiente mais acolhedor. O preto é uma boa escolha para transmitir prudência e seriedade, além de ser uma cor bastante utilizada para passar a imagem de imponência e sofisticação.

O uso do branco deve ser balanceado. É uma ótima escolha para ser usada com outras cores, por balancear a iluminação e transmitir pureza, simplicidade e estabilidade. Já o cinza é a cor mais neutra. Pode-se afirmar que não anima ou relaxa, ou seja, é como se não interferisse muito nas sensações. Também pode ser muito bem empregado em combinação com outras cores.

Invista em uma boa iluminação

Assim como as cores, uma boa iluminação contribui para a transmissão de sensações, além de melhorar a imagem do lugar. Um projeto de iluminação bem elaborado pode destacar os pontos que, se estiverem em evidência, favorecem o espaço. Ao mesmo tempo, também é possível “esconder” os pontos negativos de uma recepção de escritório de advocacia.

Quando a iluminação não é planejada, o espaço pode ficar completamente desvalorizado e ainda prejudicar o funcionamento das atividades. O trabalho deve ser estimulado pela luz, mas de maneira agradável.

Em uma sala de espera ou recepção, é interessante que essa iluminação seja mais amena. Luzes muito intensas podem ser desconfortáveis para os visitantes que precisam esperar alguns minutos no ambiente.  É interessante que o projeto de luz torne a entrada do lugar mais convidativa, para que os clientes não se incomodem com a permanência no local.

Identifique os principais móveis e objetos a serem usados

A escolha da mobília e dos objetos de decoração deve ser feita com cautela. Eles devem atender a um estilo e estar de acordo com a imagem do escritório. Por exemplo, escolher móveis mais sóbrios traduz seriedade e credibilidade, características importantes em um escritório de advocacia.

A escolha dos móveis influencia alguns fatores, como funcionalidade, usabilidade, otimização do espaço, conforto e comodidade dos clientes. Móveis planejados podem aumentar o aproveitamento do espaço e atender às necessidades de funcionalidade. A área destinada aos clientes não deve ser prejudicada com móveis em excesso ou inadequados.

Invista em mobiliário funcional e discreto

Seguindo na escolha do mobiliário, é fundamental, principalmente, que eles sejam funcionais. É importante investir em móveis de qualidade, como poltronas confortáveis, que atendam as normas de ergonomia, para que o bem-estar do cliente e de quem trabalha na recepção seja priorizado.

Contar com uma mesa de recepção de escritório de advocacia adequada e armários para guardar documentos e materiais de escritório também é primordial. Já os elementos decorativos devem acompanhar a premissa da funcionalidade, além de preservar a imagem do escritório. Afinal, eles também colaboram para proporcionar a sensação de que a entrada é um lugar agradável para se estar. Quadros, almofadas, plantas, tapetes: tudo isso pode ser considerado. Lembrando que a decoração deve ser pensada para beneficiar o cliente e não os colegas advogados.

Evite sobrecarregar o ambiente

A recepção de escritório de advocacia é um local que tem um fluxo intenso de pessoas. Enquanto algumas chegam, outras estão de saída. E por essa razão é fundamental que o espaço não esteja sobrecarregado de móveis e outros objetos.

É importante valorizar a circulação de pessoas, especialmente em ambientes menores. Isso evita a sensação de que o espaço é apertado e mal planejado para receber os clientes. Dessa forma, o fluxo de pessoas não incomodará.

Estratégias para um bom atendimento na recepção de escritório de advocacia

O atendimento em uma recepção de escritório de advocacia é uma parte essencial da experiência do cliente. Para garantir um bom atendimento no local, devemos focar em algumas estratégias que fazem a diferença, como as citadas abaixo.

Cuide dos fatores básicos

Funcionários bem treinados, educação e cordialidade nas boas-vindas, além de atenção ao cliente são fatores básicos para um bom atendimento. Dessa forma, preparar a sua equipe para ser atenciosa e receber as pessoas com sorriso no rosto e cordialidade é o primeiro passo para fidelizar o cliente.

Seu time deve estar pronto para lidar com diversas situações, como o agendamento de reuniões, recebimento de documentos e encaminhamento de clientes. Essas atividades realizadas com bom humor e tranquilidade fazem com que eles se sintam bem-vindos e valorizados.

Outro ponto importante é o conhecimento dos serviços oferecidos pelo escritório de advocacia. A equipe precisa saber essas informações para repassá-las de forma correta aos clientes quando solicitadas. Também é preciso ser o mais ágil e eficiente possível no atendimento, pois ninguém gosta de esperar muito tempo.

Busque um diferencial

Muitos escritórios pecam por fazerem só o básico e, por isso, acabam deixando de fidelizar clientes e conquistar novos. Assim, é preciso buscar um diferencial para ajudar o seu negócio a crescer. 

Por exemplo, por mais básico que seja, muitos não priorizam a comunicação. Logo, dar atenção especial a esse ponto pode ser um diferencial para o seu escritório.  A comunicação é fundamental no atendimento ao cliente. Portanto, todo o time, inclusive os advogados, deve se comunicar de forma clara e objetiva, evitando jargões jurídicos que possam ser confusos para os clientes e não fazem muita diferença quando se pensa na resolução dos problemas.

Outro diferencial que você pode oferecer é em relação à tecnologia. Investir nela pode significar um grande avanço para o escritório de advocacia. Isso pode incluir o uso de software de gestão de processos e documentos, ferramentas de análise de dados jurídicos e outras que facilitam e otimizam o atendimento ao cliente e a gestão do escritório.

Horário e agenda

O gerenciamento adequado do horário e agenda é essencial para um escritório de advocacia. Uma gestão eficaz desse quesito auxilia o próprio negócio, além de passar credibilidade e uma boa imagem ao cliente. Desse modo, aqui vão algumas dicas para conseguir administrar esse ponto.

Utilize um software de gestão de tempo e tarefas. Existem vários softwares desse tipo, inclusive softwares jurídicos que já vêm com esse recurso embutido. Assim, você mantém a agenda organizada e atualizada. É importante escolher um que seja fácil de usar e que permita o acesso remoto para que os membros da equipe possam atualizar a agenda a qualquer momento.

Defina prioridades. É fundamental definir quais as tarefas mais importantes e urgentes e priorizá-las na agenda. Isso permite que a equipe se concentre no que realmente é primordial e evite perder tempo com tarefas menos urgentes.

Atribua responsabilidades. Cada membro da equipe deve ser responsável por gerenciar sua própria agenda e garantir que ela esteja atualizada e organizada. No entanto, é importante ter um coordenador ou gerente para garantir que todos cumpram suas tarefas e responsabilidades.

Atenção ao pós-atendimento

É muito comum estar atento ao primeiro atendimento e ser relapso no pós-atendimento. Porém, é necessário colocar esta fase posterior também como prioridade. Assim, é importante fornecer feedback constante aos clientes sobre o andamento do processo. Os próprios funcionários da recepção podem ficar responsáveis por isso e manter os clientes atualizados.

Outro ponto que deve ser priorizado é o contato pessoal com os clientes sempre que possível.  Essa atitude é importante para criar um relacionamento pessoal com eles e fortalecer o vínculo entre as partes. Isso pode incluir perguntar sobre suas necessidades e interesses pessoais, o que ajuda a estabelecer uma relação de confiança.

Conclusão

Pensar em uma recepção de escritório de advocacia é pensar em transmitir uma boa imagem aos clientes, proporcionando a eles mais conforto e valorização. Uma entrada bem planejada é aquela que transmite, de forma positiva, a identidade da empresa. Tudo isso, combinado a um excelente atendimento, é um caminho seguro para o sucesso.

Por falar em atendimento, aproveite e saiba mais sobre como melhorar o atendimento aos clientes do seu escritório para evitar perder boas oportunidades. Entre em contato conosco!