O relógio pode ser um importante aliado ou um inimigo, dependendo de como o profissional faz uso dele. Um escritório de advocacia pode ter sérios problemas com o tempo em consultas jurídicas.

Por isso, neste post vamos considerar algumas formas para reduzir esses gargalos de tempo. Se você está sofrendo com esse problema, leia o artigo e encontre uma solução!

Defina procedimentos padronizados

É importante ter procedimentos padronizados para evitar gargalos de tempo. A repetição ajuda a seguir um ritmo contínuo, otimizando o trabalho.

Procedimentos definidos indicam que demandas similares podem ser resolvidos com soluções similares. Não se trata de tornar os processos menos flexíveis, mas de encontrar respostas mais rápidas e eficientes para as questões à medida que surgem.

A definição de procedimentos pode iniciar com o desenho do fluxo de leitura de intimações:

• o responsável pela realização da leitura;
• a interpretação do prazo que será cadastrado;
• a distribuição para todos os profissionais envolvidos;
• o monitoramento das tarefas.

O fluxo de um novo cliente também deve ser mapeado, com as fases do atendimento, cópia e digitalização da documentação, negociação, assinatura dos contratos, procuração.

Registre e controle as demandas

Outra forma de diminuir gargalos de tempo em consultas jurídicas é registrando e controlando as demandas.

Quando as demandas não são devidamente catalogadas, corre-se o risco de esquecê-las e ter que tomar resoluções de última hora, precipitadas. Mesmo quando são delegadas a outros profissionais, é importante manter o histórico delas e controlar os prazos. A tecnologia pode ser muito útil nesse processo.

Mantenha uma boa comunicação com sua equipe

O ritmo acelerado do dia a dia pode atrapalhar o nível de comunicação entre os profissionais de um escritório de consultas jurídicas, mas é preciso saber contornar essa situação.

A falta de comunicação adequada entre os membros da equipe pode gerar gargalos de tempo e improdutividade. Por isso, o status das tarefas deve ficar bem claro para todos, inclusive para os profissionais que estão diretamente envolvidos no trabalho.

Reuniões diárias de 10 ou 15 minutos ajudam a manter todos atualizados, elevando o nível de comunicação do escritório.

Também é possível usar recursos que favoreçam a comunicação remota, como celulares, telas de software com as atividades da equipe, grupos de reunião no Google ou WhatsApp e assim por diante.

Muitas vezes, um simples mural com informações objetivas pode contribuir para evitar conflitos no trabalho e otimizar o tempo.

Elimine o retrabalho

É importante monitorar cada profissional responsável por uma tarefa. Assim, evitam-se erros e a necessidade de retrabalhos. Também se evita que um profissional interfira no trabalho do outro, gerando improdutividade.

Esse controle pode ser feito manualmente: o gestor imprime uma intimação, registra os nomes das pessoas responsáveis e os prazos, replica essas informações para sua agenda pessoal e para a agenda que é compartilhada por todos no escritório.

Com a utilização de recursos tecnológicos, no entanto, esse controle fica muito melhor.

Evite gargalos de tempo devido a atividades repetitivas

As atividades repetitivas são grandes obstáculos à produtividade. Tornam-se desgastantes, enfadam os profissionais e acabam levando à improdutividade, aos erros, aos retrabalhos, aos custos extras.

Entre essas atividades, podemos citar:

• procurar atualizações nos sites dos tribunais;
• copiar e colar o andamento dos processos;
• elaborar relatórios;
• redigir as mesmas peças jurídicas;
• alimentar planilhas (como o fluxo de caixa).

Porém, se essas tarefas são importantes, o que fazer? É necessário organizar o tempo para a realização de cada uma, automatizar ao máximo essas atividades, alternar o trabalho (sempre que possível) entre diferentes profissionais.

Controle os prazos de entrega

Já realçamos a importância de controlar os prazos para entregar as demandas em tempo hábil. No mundo jurídico, nem sempre as coisas caminham com muita rapidez, mas é preciso que o escritório se esforce para manter tudo dentro do prazo — o que depender exclusivamente dos advogados deve ser entregue com pontualidade e, sempre que possível, de forma adiantada.

O ideal é definir prazos seguindo a ordem de recebimento. Assim, evita-se entregar com atrasos demandas mais velhas porque as mais recentes desviaram o foco do trabalho.

O importante é sempre orientar o cliente, desde o início, sobre como se desenvolverá o processo e o prazo mínimo para respostas. Assim, dependendo do que precisará ser feito, jamais haverá atrasos, pois sempre serão estipulados prazos mínimos realistas.

Mantenha os funcionários satisfeitos

É importante que todos os profissionais trabalhem satisfeitos. Dessa forma, acontecerão menos gargalos de tempo e a produtividade será otimizada.

Funcionários felizes trabalham com mais vontade, atendem melhor e sempre acabam encontrando as melhores soluções. Quando um escritório consegue manter um nível elevado de satisfação dos colaboradores, é possível diferenciar os que são realmente bons profissionais.

Trabalhar com maus funcionários prejudica a qualidade do escritório e pode resultar em má reputação. Depois de uma conversa sincera, se perceber que o problema está realmente no advogado e não no escritório, talvez seja hora de dispensá-lo e contratar outro.

Atenda o cliente no tempo necessário

É importante, durante as consultas jurídicas, dar o melhor atendimento ao cliente. Contudo, é necessário dedicar o tempo conforme o caso o exija. Se demorar muito tempo atendendo um cliente que tem um caso simples, talvez não sobre o necessário para outro que apresente uma demanda mais complexa.

Quanto mais preparado for o profissional, melhor será para reduzir os gargalos de tempo. Ele terá uma noção mais precisa de quantos minutos deve dedicar a cada cliente que aparece no escritório.

Use a tecnologia em sua atuação

Sem a tecnologia, fica muito mais difícil obter êxito no controle de tempo. Um bom sistema automatizado de gestão, capaz de gerenciar finanças e tarefas, vai melhorar a gestão de tempo, reduzindo gargalos e aumentando a produtividade.

O sistema automatizado trabalha seguindo um padrão. Ele não se desgasta, agiliza os processos e melhora a qualidade da comunicação entre os próprios profissionais, bem como entre o escritório e os clientes. É ideal para executar as operações mais repetitivas e estressantes.

Convém, ainda, usar aplicativos mobile que permitam comunicação a partir de qualquer local. A tecnologia cloud computing oferece ótimos recursos de gestão e comunicação a preços muito acessíveis.

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