Você concorda que o universo jurídico gira em torno de documentos, certo? Contratos, petições, pareceres, atas, laudos, recibos, substabelecimentos, procurações. Tudo isso faz parte da rotina de advogados e profissionais que atuam em escritórios de advocacia e departamento jurídicos. A cada dia, o volume cresce, o nível de exigência aumenta e o risco de perder informações essenciais é maior. Quem não domina o fluxo documental acaba gastando tempo demais com tarefas operacionais — e tempo, no jurídico, é custo direto.

É por isso que a gestão de documentos jurídicos é uma das estruturas mais estratégicas do setor. Ela organiza, controla, protege e agiliza o ciclo de vida de todo tipo de documento. Na prática, uma gestão de documentos eficiente representa mais produtividade, mais conformidade e menos dor de cabeça para o gestor e o time jurídico. 

Daqui em diante, vamos explorar como funciona a gestão de documentos jurídicos e mostrar 7 benefícios que uma gestão eficiente traz para os resultados do negócio. 

O que é gestão de documentos?

Gestão de documentos é o processo de organizar, armazenar, gerenciar e controlar documentos e informações de uma empresa de maneira eficiente e eficaz. Para fazer isso, é preciso estruturar a criação, revisão, aprovação, distribuição, armazenamento e a disposição de documentos de maneira sistemática.

A gestão de documentos é crucial para garantir que as informações essenciais estejam disponíveis quando necessárias, promovendo organização, transparência, conformidade com regulamentações, colaboração efetiva e eficiência operacional.

Principais desafios da gestão de documentos jurídicos

Antes de falar sobre como fazer a gestão eficiente de documentos jurídicos, pergunte-se se você ou a sua organização sofre com alguns dos desafios a seguir.

Documentos espalhados em múltiplos canais

E-mails, planilhas e até mesmo WhatsApp. Centralizar os documentos pode dar trabalho se o volume for muito alto, mas é a melhor maneira de garantir organização, e um sistema de gestão de documentos jurídicos ajuda a garantir o controle.

Falta de padronização

Documentos com nomes inconsistentes dificultam a localização e podem trazer problemas ainda mais sérios a longo prazo.

Acesso lento ou difícil aos documentos

Na prática, quanto tempo, em média, você leva para encontrar um documento? Ter isso é mente é importante para saber o quanto você gasta de tempo em uma tarefa que deveria ser ágil.

Falhas de segurança

Excluiu ou perdeu um documento acidentalmente? É preciso ter cuidado com acessos indevidos ou gargalos na segurança, pode custar caro para o negócio.

Como fazer a gestão de documentos de maneira eficiente

Para que a gestão de documentos seja efetiva, a execução de algumas tarefas são primordiais para garantir a organização, acessibilidade e segurança das informações. Veja algumas práticas que devem ser realizadas para contribuir com o sucesso da gestão.

Crie pastas e subpastas para a gestão de documentos

Essa é uma das dicas mais importantes! As pastas devem ser para os clientes e as subpastas para todos os processos relativos a eles.

Os documentos de cada cliente devem permanecer em sua pasta, otimizando o espaço e evitando que os documentos novos se misturem com os antigos, o que pode gerar problemas de identificação — comprovantes de endereço e números de telefone, por exemplo.

Nomeie as pastas e as subpastas

Para nomear cada pasta, uma dica é usar o nome completo do cliente em caixa alta, como JOÃO ANDRADE DE SOUZA. Evite abreviaturas!

Já as subpastas, que ficarão guardadas dentro da pasta, devem ser nomeadas com o nome completo do cliente e o nome completo da outra parte, como JOÃO ANDRADE DE SOUZA X BANCO DO BRASIL.

Caso existam muitos processos, cada subpasta deve receber uma nomeação específica, referente ao assunto tratado. Use um hífen e uma palavra ou expressão que esclareça o conteúdo. Exemplo:

• JOÃO ANDRADE DE SOUZA X BANCO DO BRASIL – Responsabilidade Civil;
• JOÃO ANDRADE DE SOUZA X BANCO DO BRASIL – Revisão Contratual.

Nomeie documentos eletrônicos e escaneados

Nessa primeira etapa, consideremos apenas documentos digitais, sejam eletrônicos ou escaneados. Dentro da pasta de cada cliente, identifique os arquivos pelo próprio nome do documento, já que você dificilmente fará uma consulta nele fora da pasta.

Desse modo, convém nomear assim:

• Declaração de Pobreza;
• Atestado Médico;
• Controle de Jornada – março de 2016 – 18 horas extras.

Esse modelo funciona melhor que nomear assim:

• DECLARAÇÃO;
• ATESTADO;
• DOCUMENTO.

Uma sugestão para otimizar ainda mais a gestão de documentos é incluir a data no nome do arquivo:

• Certidão de Nascimento de Luzia Gonzaga da Silva – 21.11.2010;
• Requerimento de Auxílio-Doença – 24.05.2012.

Evite o uso da barra (/) para separar os números da data, pois o Word não reconhece esses caracteres para nomear arquivos. Use sempre o hífen!

Embora seja mais trabalhoso, esse detalhamento facilitará a elaboração da peça jurídica, principalmente se você tiver que abrir muitos arquivos em formato PDF.

Nomeie as peças jurídicas

A nomeação das peças jurídicas segue o mesmo padrão, mas deve ser mais detalhada. Você pode optar pela seguinte padronização:

• Tipo de peça – Assunto – Detalhamento do Assunto – CLIENTE X PARTE CONTRÁRIA.

Observe como funcionaria na prática:

• Inicial – Trabalhista – Acidente de Trabalho – Torno – Responsabilidade Secundária – PAULO MONTEIRO DA SILVA X CIA METALÚRGICA VULCANO.

Com essa metodologia será mais fácil encontrar a pasta posteriormente. A regra vale para todos os documentos-modelo: mesmo que estejam dentro de uma página específica de modelos, em vez de utilizar o nome das partes, use MODELO. Veja os exemplos:

• Procuração – MODELO;
• Contrato de Compra e Venda – Família – MODELO.

Insira datas nos documentos com mais de uma edição

Como já mencionamos, colocar datas pode fazer uma grande diferença na gestão de documentos. Não confie na data indicada pelo sistema operacional, pois ela pode ser modificada facilmente.

Por exemplo, quando você abre o arquivo, faz uma alteração e salva novamente; ou quando salva sem querer antes de fazer qualquer modificação. Ao transferir o documento de um diretório para outro, o mesmo problema pode aparecer.

Coloque a data completa, como neste exemplo:

• Inicial – Previdenciária – Solicitação de Pensão – TADEU EVANGELISTA FERREIRA DA SILVA X INSS – 05.07.2015.

Também pode nomear assim:

• Inicial v. 1 – Previdenciária – Solicitação de Pensão – TADEU EVANGELISTA FERREIRA DA SILVA X INSS.

No segundo exemplo, mesmo sem a data, você saberá que o arquivo que tiver a letra “v” acompanhada de um número não é a última versão. A mais atual será sempre a que não apresentar essa nomeação.

Ative a indexação do sistema operacional (SO)

Outra dica para a gestão de documentos é usar a indexação do próprio SO. Todos os sistemas operacionais modernos apresentam a opção de indexar arquivos — seja em todo o sistema ou somente em alguns diretórios.

Selecione apenas os diretórios de trabalho para que o Windows não gaste tempo fazendo a indexação de arquivos do sistema ou de outros lugares inúteis.

Utilize um software para a gestão de documentos

O ideal é usar um software que o ajude a realizar esse trabalho e até proponha padrões específicos de organização. O mercado já disponibiliza softwares jurídicos e vale a pena pesquisar para encontrar o mais adequado às suas necessidades.

Um bom software favorece a integração de soluções, ajuda na organização de documentos, facilitando o acesso às informações com segurança e o controle sobre sua entrada e saída. Além disso, ele também deve contribuir para ter um melhor controle tudo o que for relacionado aos processos, como prazos e obrigações, riscos jurídicos e financeiros.

Não se esqueça dos arquivos físicos

Muitos negócios jurídicos ainda trabalham com documentos físicos, mesmo que estejam migrando para a digitalização. As pastas suspensas são uma forma de guardar a papelada em gavetas dispostas em arquivos verticais, sempre acessíveis para consulta. Além disso, elas são arrumadas em ordem alfabética para facilitar a identificação.

Essas pastas têm o nome do cliente e armazenam os documentos originais e algumas cópias. Quando são muitos processos, a nomeação é por caso, no padrão “Nome do Cliente” contra “Parte Adversa”, ou o apelido, quando se tratam de casos da Polícia Federal, por exemplo: Operação Lava-Jato, Operação Caça-Níqueis e assim por diante.

No caso de uma quantidade muito grande de documentos, considerando especialmente as cópias dos processos, podem ser usadas caixas em vez de arquivos verticais. Embora ofereçam menos praticidade, elas também são uma alternativa para a gestão de documentos.

7 Benefícios reais da gestão de documentos jurídicos

A gestão de documentos traz diversos benefícios para o negócio, independentemente do seu tamanho ou setor. Alguns dos mais significativos são:

Acesso Rápido e Eficiente

Uma boa gestão facilita a localização rápida e eficiente de documentos, reduzindo o tempo gasto na busca de informações;

Redução de Custos

Minimiza custos associados à busca manual, armazenamento físico e recuperação de documentos, além de evitar penalidades por não conformidade.

Aumento da produtividade

Automatiza processos, reduzindo tarefas manuais e permitindo que os funcionários se concentrem em atividades mais estratégicas.

Segurança da informação

Controla o acesso a documentos sensíveis, reduzindo riscos de perda, roubo ou acesso não autorizado.

Integração com o fluxo jurídico completo

Sistemas modernos conectam documentos ao processo, aos prazos, aos modelos e às pessoas.

Redução de erros e retrabalho

Segurança de não trabalhar com documento errado, versão desatualizada ou contrato incompleto.

Padronização e consistência

A identidade do escritório de advocacia ou da empresa permanecem intactas, assim como a qualidade dos documentos.

Você já desfruta dos benefícios da tecnologia na gestão de documentos do seu escritório ou do departamento jurídico da sua empresa? Ainda não? Então, fale com um dos nossos especialistas e saiba como podemos te ajudar na organização dos seus processos jurídicos!

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